KPI (Key Performance Indicator) Nedir? Nasıl Belirlenir?

Herhangi bir işte herhangi bir yönetim toplantısına, strateji oturumuna veya performans incelemesine kulak misafiri olduysanız, ‘KPI’ teriminden birçok kez bahsedildiğini duyma ihtimaliniz vardır. Bu tartışmalardaki çoğu kişi, KPI kısaltmasının Anahtar Performans Göstergeleri anlamına geldiğini bilir, ancak KPI’nın gerçekte ne olduğunu öğrenmek için araştırma yaptığınızda muhtemelen birçok farklı tanımla karşılaşırsınız. Mesele şu ki: KPI’lar modern iş dünyasında her yerde kullanılıyor olsa da bu kullanım genelde yanlıştır. Bu, KPI’ların çok yaygın olmasına rağmen, aslında KPI’ları etkin ve doğru bir şekilde kullanan işletmelerin çok yaygın olmadığı anlamına gelir. Fakat doğru şekilde kullanıldığında, KPI’lar bir işletmenin başarısında büyük bir fark yaratabilir. Bu yanlışları düzeltmek için, bu yazımızda KPI’nın ne olduğunu ve işletmelerin KPI’yı nasıl kullanması gerektiğini açıklığa kavuşturacağız. Öncelikle şu soruyla başlayalım:

KPI NEDİR?

Basit bir ifadeyle, KPI’lar şirketlerin, iş birimlerinin, projelerin veya bireylerin stratejik hedefleri ve hedefleri açısından ne kadar iyi performans gösterdiğini ölçmenin bir yolunu sunar.

En geniş anlamıyla KPI’lar, kuruluşların, kuruluşun belirtilen amaçlarına uygun olup olmadığını anlamalarını sağlayan en önemli performans bilgilerini sağlar. Bu şekilde, iyi tasarlanmış KPI’lar, mevcut performans seviyelerini ve işletmenin olması gereken yerde olup olmadığını net bir şekilde gösteren araçlarıdır.

KPI’lar ayrıca yararlı karar verme araçlarıdır. Örgütsel performansın karmaşık doğasını küçük, yönetilebilir sayıda temel göstergeye indirmeye yardımcı olduklarından, KPI’lar karar verme süreçlerine yardımcı olabilir ve sonuç olarak performansı geliştirmeye yardımcı olabilirler.

KPI NASIL BELİRLENİR?

Çevrimiçi mağazanız için doğru KPI’ları belirleme söz konusu olduğunda, kendinize “Hangi hedefler beni bu başarıya götürebilir?” ya da “Hedef işletmenin çalışma alanına ne kadar uygun?” diye sorarak başlayın.

Doğru KPI’ları belirlemek için, önce izlemeyi planladığınız şeyin amaçlarını ve hedeflerini belirlemeniz gerekir. Bir sonraki adım, uygun görülen hedeflerin belirli bir zaman dilimi içinde gerçekleşmesini kolaylaştıracak belirli koşulları kararlaştırmaktır. Bunun iki kilit unsuru ölçülebilir bir etkinliği ve belirli bir zaman çerçevesini tanımlamaktır. Örneğin, “Gelecek 6 ayda yeni ziyaretçileri %40 artırın”. Bu öğeler, hedeflerinize ulaşma yolunda olup olmadığınızı anlamanıza yardımcı olacak kritik başarı faktörleridir. Son adım, gerçek KPI’yı ayarlamaktır. Yukarıda kullanılan örnekte KPI, “Yeni ziyaretçilerin ve geri gelen ziyaretçilerin geçen aya göre yüzdesi” olabilir.

Çevrimiçi perakendecilerin izlemeyi sevdiği bir dizi farklı KPI var. Yalnızca işletmeniz için anlamlı olan KPI’ları izlemeniz gerektiğini unutmayın, ancak kontrol etmek isteyebileceğiniz en önemli olanlar şunları içerir:

  • Dönüşüm oranları
  • Site trafiği
  • Ortalama sayfa görüntüleme ve sitede geçirilen süre
  • Çıkma oranı
  • Ziyaret başına sayfa sayısı
  • Ortalama sipariş değeri
  • Tavsiye kaynakları
  • Trafik kaynakları
  • Desteklenen dönüşümler
  • En yüksek trafik sayfaları ve içeriği
  • Nihai satışlar (günlük, haftalık, aylık vb.)

KPI NASIL HESAPLANIR?

Neyi ölçeceğinizi bulmanın yanı sıra, KPI’nızı tam olarak nasıl hesaplayacağınıza bakmak da önemlidir. KPI’lar oluşturmak için verilerinizi hesaplamanın beş yolunu inceleyelim:

1.Veri Sayımlarını Anlama

Sayımlar basit sayısal değerlerdir ve hesaplaması en kolay olanlardır. Zaman içinde değişimi göstermek için bir oluşum oranına veya başka bir bağlama ihtiyaç duymayan bir şeyi ölçmede yararlıdırlar. Bununla birlikte, sayım KPI’sı, performansı daha doğru bir şekilde temsil etmek için daha fazla bağlamın gerektiği durumlarda iyi çalışmaz. Örneğin, işyeri kazalarının sayısı iyi bir KPI olabilir, ancak çalışan sayısında büyük farklılıklar bulunan tesisler arasındaki güvenliği gözlemlemede iyi çalışmayabilir.

2.Yüzdelerle Ölçme

Yüzdeler, hedefteki kişi veya şeylerin toplam nüfus büyüklüğüne bölünmesi ile sayımları detaylandırır. Bu sayı daha sonra 100 ile çarpılır, böylece yüzdelik ortaya çıkar. Bazı örnekler:

  • Kullanılan tatil günlerinin yüzdesi
  • Çeyreklere göre satış artışının yüzdesi
  • Yatırım getirisi

Yüzdeler, bir satış gerçekleşir veya gerçekleşmez gibi basit örneklerle iyi çalışır, ancak müşteri memnuniyeti gibi şeyleri ölçerken işe yaramazlar.

3.Toplamlar

Sayımlar, toplamlar ile karıştırılmamalıdır çünkü sürekli değişkenlerdir, yani ölçülür ve sayılmaz. Bu, toplamların ondalık basamaklı sayılar biçiminde olabileceği anlamına gelir. Örneğin, bu hafta bir şirkette satış görüşmelerine harcanan toplam süre 48,5 saatti. Diğer bazı örnekler:

  • Toplam şirket geliri
  • Perakende ürün envanterinin toplam maliyeti

4.Verilerin Ortalamaları

Ortalama, veri kümesindeki tüm sayıların toplamının, toplam veri sayısına bölünmesiyle elde edilir. Örnekler:

  • Ortalama müşteri geri bildirim derecesi
  • Satış araması başına ortalama gelir
  • Her bir ürünün ortalama maliyeti

Veri sayınız azsa veya verilerinizin ortalama sayısını ya da genel dağılımını büyük ölçüde çarpıtan aykırı değerleriniz varsa, bir ortalama doğru olmayabilir ve bu nedenle kullanılacak uygun bir KPI türü olmayabilir. Bu sebeple, bu durumu dengelemek için medyan veya farklı bir yöntem kullanmayı düşünmek daha iyi olabilir.

5.Sayıları Karşılaştırma Oranları

Oranlar iki sayıyı yan yana karşılaştırır. Oranlar, iki nokta üst üste ile ayrılmış yan yana iki sayı ile gösterilir. Bu, gözlemcinin iki sayıyı ve ilişkilerini karşılaştırmasını sağlar. Örnekler:

  • Gelen ve giden satış aramalarının sayısı
  • Mağaza içi satın alma işlemlerinin çevrimiçi satın alma işlemlerine kıyası

Oranları yalnızca iki sayıyı karşılaştırmanın anlamlı olduğu durumlarda kullandığınızdan emin olun. 

KPI ÖRNEKLERİ

Bu bölümde KPI’ların bazı yaygın örneklerini ayrıntılı şekilde açıklayacağız.

1.Zaman İçinde Satış Büyümesi

KPI’nın çok bilinen bir örneği, zaman içinde satış artışını göstermektedir. Satışların büyümesini; satılan toplam ürünü, hizmet sayısını veya geliri ölçerek ve önceki zaman diliminde aynı ölçütle karşılaştırarak hesaplayabilirsiniz. Satış büyümesi yüzde olarak hesaplanır:

Satış Büyümesi = 100 * (Son Satış Geliri – Satış Geliri Başlangıcı) / (Satış Geliri Başlangıcı)

Örneğin, yerel bir perakende satış mağazasındaki bir yönetici, satış tekniklerini geliştirmeye veya haftanın belirli günlerinde satış yapmaya odaklanabilmeleri için günlük veya çalışan başına satış gelirlerini bilmek isteyebilir. Bir yönetici, hangi bölgelerin daha iyi satış eğitimine ihtiyaç duyduğunu analiz etmek ya da popüler ürünleri stokta tutmak ve satış hacminin daha düşük olduğu ürünlerin envanterini azaltmak ve bölgesel ürün karmasını değiştirmek için bölgelere göre satışları bilmek isteyebilir.

2.Brüt Kâr Marjı

Brüt kâr marjı, bir şirketin mal üretmek için herhangi bir maliyeti hesaba kattıktan sonra tuttuğu toplam satış gelirinin yüzdesidir. Bu KPI, bir işletmenin ne kadar verimli çalıştığına dair kuş bakışı bir görünüm verir. Brüt kâr marjı ne kadar yüksek olursa, bir işletmenin satış faaliyetinden elde ettiği gelir de o kadar fazla olur.

Brüt Kâr Marjı = (Gelir – Doğrudan Maliyet) / Gelir

Zaman içinde verimliliği gördükten sonra şirketler, üretim maliyetlerini azaltmak veya brüt kâr marjını artırmak için ürün fiyatlarını artırmak için daha spesifik KPI’ler kullanabilir. Örneğin, bir perakende şirketi sahip olduğu her ürün için brüt kâr marjlarını izole etmek isteyebilir, böylece daha yüksek maliyet ve daha düşük satışa sahip ürünlerini ortadan kaldırabilir ve belirli ürünler için üretim maliyetlerini düşürebilir.

3.Yatırım Getirisi

Bir pazarlama temel taşı olarak, Yatırım Getirisi (ROI), pazarlama stratejilerine yapılan yatırımı ne kadar gelir elde ettikleriyle karşılaştıran bir yüzdedir. Örneğin, bir donanım endüstrisi pazarlamacısı, daha fazla elektrikli el aleti satmak için çevrimiçi bir reklam kampanyasına 5.000 dolar yatırım yapıyor ve elektrikli el aleti satışlarında kampanyaya 10.000 dolarlık bir artış atfediyor. Bu durumda yatırım getirisi %100 olacaktır. ROI’yı hesaplamak için KPI formülü, ilk yatırımdan geliri çıkararak ve bu çıkarma işlemini ilk yatırımla bölerek (ve bir yüzde elde etmek için 100 ile çarparak) çalışır.

Formül: ROI = 100 * (Yatırımdan Elde Edilen Gelir – Yatırım Maliyeti) / Yatırım Maliyeti

Yatırım getirisi güçlü bir araçtır çünkü işletmelerin farklı pazarlama faaliyetlerini, hangilerinin şirketleri için en fazla kârı elde ettiğini görmek için karşılaştırmasına olanak tanır.

4.Kiralama Başına Maliyet

Çalışanlar için KPI açısından, kiralama başına maliyet popüler bir metriktir. Şirket içinde ve dışında işe alım maliyetleri toplanarak hesaplanır. İşe alım, reklam maliyetleri, dış ajans katılımı, aday özgeçmişlerini ve röportajları gözden geçirmek vb. her şeyi içerir.

Kiralama başına maliyet = (Dahili İşe Alım Maliyetleri + Harici İşe Alım Maliyetleri) / Toplam İşe Alım Sayısı

Şirketler, kiralama başına maliyeti derlerken, işe yeni çalışan alma ve yeni çalışanlar için daha az ücret ödemeyi sağlayan eğitim programları oluşturma gibi çalışanları işe alma ve eğitme maliyetlerini ve süresini azaltan işe alım uygulamalarına odaklanabilir.

5.KPI Ağırlığı ile Ölçüm

İş performansını analiz etmek için birden fazla KPI’yı bir araya getirirken, bir işletme üzerinde en fazla etkiye sahip KPI’lara öncelik vermek önemlidir. Gelir ve toplam kârlılık ölçütleri, genellikle herhangi bir işin sonucu olarak tanımlanır.

KPI’lar bir işletmenin her alanında performansı ölçmenin iyi bir yoludur. İş hedeflerini tanımlamak ve onlara ulaşmak için, büyümeyi değerlendirmek ve her büyüklükteki şirket için eyleme geçirilebilir bir iç görü yaratmak amacıyla önemli bir unsurdur.

KPI TABLOSU OLUŞTURMA

1.Adım: Birincil KPI’nızı seçin.

İlk adım, birincil KPI’nızı belirlemektir. KPI tablonuzun, dijital işyerinizin çözmeye çalıştığı önemli bir iş sorununa odaklanmasını öneririz. En yaygın iş zorlukları şunlardır:

  • Kurumsal İletişim
  • İş birliği
  • Bilgi Yönetimi
  • Kültür ve Katılım

2.Adım: Temel hedefleriniz hakkında beyin fırtınası yapın ve sonuçlandırın.

İkinci adım, başarı hedeflerinize ulaşmak için atmanız gereken adımı belirlemektir. Hedefler, odaklanmayı seçtiğiniz KPI ile uyumlu ve açıklayıcı olmalıdır. 

3.Adım: İzlemek ve raporlamak için bir mekanizma oluşturun.

Üçüncü adım, sonuçlarınızı nasıl izleyeceğinizi ve raporlayacağınızı belirlemektir. İzleme sonuçları kolay olmalı ve Google Analytics, Workplace Analytics gibi analizlerden ve raporlama araçlarından yararlanmalıdır. Anketler veya anket benzeri ölçüm araçlarını kullanmayı da düşünebilirsiniz.

4.Adım: Başarı için hedeflerinizi belirleyin.

Sürecin dördüncü adımı, çözmeye çalıştığınız iş zorluğuna ve 2. adımda bahsettiğimiz hedeflere uygun açık ve ölçülebilir hedefler tanımlamaktır. Hedefler ölçülebilir olmalı, zaman çizelgelerine sahip olmalı ve düzenli bir ritimde izlenmelidir. Mevcut bir dijital işyeriniz varsa, anlamlı ve ölçülebilir hedefler belirlemenizi sağlamak için bir kıyaslama raporu kullanın.

5.Adım: Katılımı ve benimsenmesini sağlamak için programlar oluşturun.

Beşinci adım, dijital işyerinizde çalışanların benimsenmesini sağlayacak ve belirlediğiniz hedeflere ulaşmanıza yardımcı olacak katılım programları oluşturmak ve dağıtmaktır. Programların stratejinize uygun olduğundan ve bunları etkili bir şekilde uygulamak için gerekli kaynaklara ve bütçeye sahip olduğunuzdan emin olun.

6.Adım: Başarıyı ve sürekli gelişimi analiz edin.

Son adım, başarınızı ölçmek ve analiz etmek için raporlama ve analizlerden yararlanmaktır. Uzun ve kısa vadede değişimi yönetmek için sürekli bir iyileştirme programı oluşturmanız tavsiye edilir.

Örnek Bir KPI Tablosu

İşyeri KPI: Kurumsal iletişimi geliştirin.

Zaman dilimi: 4 ay

Açıklama: Bu KPI tablosu, aşağıdakiler dahil olmak üzere kurumsal iletişimin geliştirilmesiyle ilgili başarıyı ölçmek için bir çerçeve sağlar:

  • Çalışanların kurumsal iletişim tüketimini artırmak
  • Daha ilgi çekici iletişim oluşturma
  • Önemli kurumsal bilgileri çalışanlara iletmek konusunda proaktif olmak
  • Çalışanların tercih ettiği içerik türlerini ve iletişim biçimlerini belirleme ve kullanma

Dijital pazarlama alanında ilerlemeye hevesli, araştırıp öğrenmekten ve içerik üretmekten keyif alan biri.

E-Posta

More from our blog

See all posts